两大云端生产力工具大比拼!Office 365 跟 G

2020-06-15收藏量216541人已阅

两大云端生产力工具大比拼!Office 365 跟 G

在成本、效率的考量下,越来越多企业导入云端协作和生产力工具,根据 CASB 业者 Bitglass 于 2018 年公布的调查,欧洲、中东等海外地区已有 84% 的组织,正将 IT 系统迁移到云端平台或导入相关应用,其中约 65% 企业选择 Microsoft Office 365,至于 Google G Suite 採用率则为 19%。那究竟 Microsoft Office 365 和 Google G Suite 有哪些差异?

从价格来比较,Google 日前宣布 G-Suite 将在 4 月 2 日开始以新价格计费,这个涨价动作意味着市场即将有新的版图变化,原本两家业者基本版、亦即 Google G-Suite Basic 和 Office 365 商务基本版都是每人每月 5 美元(约 150 台币),如今要使用 G-Suite,每人每月得多付出 1 美元(约 30 台币),乍看之下不多,但整家公司员工加起来便是一笔可观的额外开销。

除了价格,Office 365 还藏有你不知道的操作优势

除了价格之外,功能也是企业在评估云端信箱上很重要的考量点,就两家业者在网站上的说明来看,G-Suite 和 Office 365 都具备某些电子信箱该有的基本功能,例如:支援自订网址和信箱别名、行事曆、文件编辑、视讯会议、即时讯息、云端储存等,不过在服务内容上却有很大的差异。

举例来说,G-Suite Basic 提供每位使用者的云端储存空间是 30GB,但 Office 365 却能推出高达 1TB 的容量,省去使用者需要定期删档案的时间。此外,Office 365 的信箱容量也达 50GB,是 G-Suite Basic 的 3 倍以上,使用者无需担心会因为空间不够而收不到信,可以全部留存下来,等到离职那天再一次清空就好。

再来比对文件编辑功能,Office 365 提供线上版 Office 软体,包括 Word、Excel 及 PowerPoint,操作介面与电脑版几乎相同,不仅学习门槛降低,对不太会用的人来说,也因 Office 的普及性,让使用者可以快速上手。反观 G-suite 虽然也支援文件、试算表及简报三种线上编辑的功能,但因操作介面不同于大家所熟悉的介面,使用者必须重新适应及学习,才能顺利使用。

此外,微软另外更推出能与 Office 365 云端系统混合使用 Exchange Online 服务,此服务有三大特点特别适合企业使用。首先,Exchange Online 在日常邮件收发中会透过机器学习了解用户的使用习惯,在邮件排序上会让最重要、最常用的部分聚焦在收件夹上头,藉此提高办事效率,让用户再也不必从大量 Email 中找信件。第二,Exchange Online 的机器学习系统也会纪录使用者一天花在会议与寄送邮件的时间,分析后利用数据反馈让使用者能更有意识的掌握时间,提高自身生产力。而最后就是自动扫描邮件与资安保卫这两大功能。Exchange Online 会在收信后自动扫瞄邮件,将可能含有恶意程式的邮件导入至沙箱环境中做引爆,以避免恶意程式影响到公司的环境与作业系统,替企业资安做严格把关,做到资料不外洩,更把数据所有权归回用户手上。

值得注意的是,Office 365 还多了一项 G-Suite Basic 没有提供的服务,那就是企业协作平台 Microsoft Teams 及专案管理工具 Planner。对于跨国型、据点多或员工经常外出办公的企业,这两项工具相当实用。Microsoft Teams 就像个人通讯软体一样,让员工彼此可以用聊天的方式讨论事情,不同处在于 Teams 是专门为企业沟通而设计,不只功能更符合企业需求,也更重视资安防御能力,企业可依据部门别或专案别在 Teams 平台上成立群组,共享档案、搜寻对话纪录、指派任务、公告事项或是进行多人视讯会议等,甚至还能结合 Planner 管控专案执行进度,让员工能充分掌握与工作相关的所有资讯,进而降低沟通成本、提高内部沟通效率与工作成效。

超直觉UX 介面!写信直接 @ 同事,不怕忘了 CC 任何人

除了价格与功能面的差异,Office 365 商务基本版与 G-Suite Basic 两者的操作介面也大有不同。

首先是单一介面设计,Office 365 将信箱常用功能整合在单一介面上,使用者不必浪费时间切换视窗,在同一个画面就能收发邮件、安排行事曆、处理待办事项…等。

第二则是 Office 365 将附件上限扩大到 150GB,对比 G-Suite Basic 传送 25MB、接收 50MB 的限制,使用者在与外部合作伙伴共享档案时,不必担心电子邮件寄不出去或收不下来的风险,也不用烦恼除了电子邮件还能用什幺方式共享档案。

第三仿照通讯软体 Line 设计,让使用者在写信时,可以直接用 @ 符号标注某人时,被标注的对象就会自动成为收件人,如此一来在输入收件者时,就不用担心漏掉哪一位同事。

第四考量到使用者经常花很多时间在收信匣中,寻找某一封邮件,Office 365 设计了焦点收件匣,针对未读信件集中显示重点信件,提高使用体验,而且相同主题的所有往来信件还能汇整成一个对话串,与 G-Suite Basic 用「Re:主旨」的显示方式相比,Office 365 的设计比较不会让使用者漏看其中某一封信、或是错过重点资讯,更能一眼掌握事情的来龙去脉。

新一代企业管理文化强调利他精神,管理者要做的不是评估员工工作绩效,而是协助员工顺利完成工作,而协助的方式有很多种,选择一个方便好用、员工熟悉的工具不只可以提高工作效率,还能兼顾企业在成本上的考量,真正实现新型态管理的精神。

更多资讯, 了解更多 。

产品差异, 立刻了解 。

你可能感兴趣

意想不到的自驾车领导者,微软如何用「高效云端」成为自驾车研发商不可或缺的伙伴

导入 AI 就是胜利?两个案例告诉你「準确的」AI 应用能有多大爆发力

全球企业都在做 IT 现代化!微软全渠道事业部首席技术官徐明强:从「决策流程」优化才是根本重点

相关文章